Diritti Privacy (DSAR)

1. Inquadramento giuridico dei diritti dell'interessato

L'interessato puo esercitare i diritti riconosciuti dagli articoli 12-23 del GDPR, inclusi diritto di accesso, rettifica, cancellazione, limitazione del trattamento, portabilita, opposizione e diritto a non essere sottoposto a decisioni basate unicamente su trattamenti automatizzati nei limiti previsti dall'articolo 22. L'esercizio dei diritti e gratuito, salvo i casi previsti dalla normativa in cui la richiesta risulti manifestamente infondata o eccessiva; in tali ipotesi, il Titolare puo richiedere un contributo spese ragionevole o rifiutare la richiesta con motivazione formale.

Il Titolare adotta un modello operativo DSAR orientato alla tracciabilita end-to-end, all'identificazione certa del richiedente, alla minimizzazione delle informazioni trattate nel corso dell'istruttoria e alla documentazione delle decisioni, in conformita ai principi di accountability e trasparenza.

2. Canali ufficiali per la presentazione delle richieste

Le richieste possono essere trasmesse mediante il form dedicato disponibile alla pagina Invia richiesta DSAR, che rappresenta il canale preferenziale in quanto consente l'apertura immediata di una pratica tracciata con codice univoco e cronologia degli eventi. Restano in ogni caso validi i canali email privacy@justbit.it e PEC justbit@pec.it, fermo restando che le richieste ricevute con canali alternativi vengono comunque registrate nel medesimo workflow interno.

Per consentire una gestione rapida e completa, la richiesta deve indicare almeno i dati identificativi dell'interessato, il diritto esercitato, l'ambito del trattamento interessato e un recapito valido per il riscontro. In presenza di richieste formulate da delegati, il Titolare puo richiedere procura o delega idonea e idonea evidenza dei poteri rappresentativi.

Poiche la ricerca nei sistemi del portale avviene per corrispondenza esatta sugli indirizzi di posta elettronica associati ai singoli record, l'interessato e invitato a indicare tutti gli indirizzi utilizzati o comunicati al Titolare, inclusi indirizzi aziendali, indirizzi personali, indirizzi di posta elettronica certificata e indirizzi non piu attivi, nonche eventuali ulteriori identificativi noti quali codice della pratica, riferimento del rapporto in essere o denominazione dell'impresa di appartenenza. L'indicazione di un solo indirizzo non rende inammissibile la richiesta, ma puo comportare tempi di istruttoria piu lunghi e verifiche manuali aggiuntive; il Titolare integra comunque d'ufficio gli identificativi alternativi risultanti dai propri archivi. Si precisa che l'estrazione automatizzata descritta alla sezione 30 non interroga a oggi gli indirizzi secondari e gli alias eventualmente registrati sulla scheda della persona, che sono percio verificati con ricerca manuale.

Al termine dell'invio tramite il form dedicato il portale espone a schermo il codice univoco della pratica e il termine previsto di riscontro: se ne raccomanda la conservazione, poiche il codice non viene reinviato automaticamente. Il portale non mette a disposizione dell'interessato un canale di consultazione autonoma dello stato della pratica; la cronologia degli eventi e registrata a fini di accountability interna ed e resa all'interessato, in forma sintetica, nel riscontro o su sua richiesta.

3. Verifica di identita e principio di proporzionalita

Prima di procedere all'evasione della richiesta, il Titolare effettua una verifica di identita proporzionata al rischio, al tipo di diritto esercitato e alla natura dei dati coinvolti, allo scopo di prevenire divulgazioni indebite a soggetti non legittimati. Nei casi a basso rischio puo essere sufficiente la verifica del controllo della casella email di origine; per richieste ad alto impatto, come portabilita estesa o cancellazione massiva, possono essere richieste evidenze aggiuntive strettamente necessarie, con oscuramento dei dati eccedenti.

Tutte le operazioni di verifica vengono annotate nel fascicolo DSAR con indicazione di metodo utilizzato, data di validazione, operatore incaricato e riferimento all'evidenza conservata, in modo da garantire dimostrabilita della correttezza procedurale in eventuale sede ispettiva o contenziosa.

4. Tempistiche, sospensioni e proroghe

Il Titolare fornisce riscontro all'interessato senza ingiustificato ritardo e, in ogni caso, entro un mese dal ricevimento della richiesta, ai sensi dell'articolo 12, paragrafo 3, GDPR. In presenza di richieste complesse o numerose, il termine puo essere prorogato fino a due mesi ulteriori, con comunicazione motivata inviata entro il primo mese. Qualora siano necessarie integrazioni documentali per la verifica dell'identita, i tempi possono essere sospesi per il periodo strettamente necessario a ricevere gli elementi richiesti.

La risposta e resa in forma chiara e comprensibile, con linguaggio idoneo al tipo di interlocutore, e include l'indicazione delle attivita svolte, dell'esito della valutazione e dei rimedi ulteriori disponibili in caso di mancato accoglimento totale o parziale della richiesta.

5. Limiti legali all'accoglimento della richiesta

L'esercizio dei diritti puo incontrare limiti nei casi previsti dalla normativa, tra cui esigenze di tutela dei diritti e delle liberta altrui, obblighi legali di conservazione, salvaguardia dell'integrita probatoria, esigenze di difesa in sede giudiziaria o amministrativa, nonche ulteriori eccezioni previste dal diritto dell'Unione o nazionale applicabile. In tali circostanze il Titolare fornisce motivazione circostanziata, indicando le ragioni del rigetto o dell'accoglimento parziale e, ove possibile, i dati o le porzioni di dati comunque rilasciabili.

6. DSAR su processi recruiting e su dati derivati da analisi assistita da AI

Quando la richiesta riguarda candidature o dati curriculum, i diritti si estendono anche ai dati derivati da processi di analisi assistita da AI, incluse classificazioni, estrazioni strutturate e indicatori di supporto alla valutazione. Il Titolare assicura in tali casi, su richiesta e previa verifica di identita, revisione umana del dato derivato, valutazione contestuale rispetto al processo selettivo effettivamente svolto e, ove il dato risulti inesatto o incompleto, rettifica o annotazione motivata, evitando automatismi decisionali non conformi al GDPR.

L'interessato puo chiedere informazioni sulle principali logiche del trattamento, nei limiti in cui cio non comprometta segreti aziendali, sicurezza dei sistemi o diritti di terzi, fermo restando l'obbligo del Titolare di mantenere un livello adeguato di trasparenza e comprensibilita.

I dati di candidatura non rientrano nel perimetro dell'estrazione automatizzata descritto alla sezione 30: la ricerca, la redazione e l'eventuale intervento su curriculum, estrazioni strutturate, indicatori di supporto alla valutazione, annotazioni di colloquio e di valutazione, allegati e immagini estratte dal documento di candidatura sono eseguiti con procedura manuale documentata, con annotazione degli identificativi utilizzati, delle ricerche effettuate, dell'esito e del secondo controllo. Il curriculum non piu attivo e sottoposto ad archiviazione automatica decorsi dieci mesi dalla ricezione: l'archiviazione e un cambio di stato e non equivale a cancellazione, non esaurisce l'eventuale richiesta ai sensi dell'articolo 17 GDPR e non incide sulle copie derivate, che sono valutate caso per caso con indicazione dell'esito nel riscontro.

Le medesime garanzie si applicano ai dati derivati da analisi assistita da AI generati al di fuori dei processi di selezione, e in particolare alle riscritture, ai titoli, alle categorie e agli indicatori di tono associati alle note interne sul personale, ai contatori individuali d'uso degli strumenti assistiti e agli esiti prodotti dagli strumenti di analisi tecnica. Su tali dati l'interessato puo ottenere accesso, revisione umana e, se il dato risulta inesatto, rettifica o annotazione; il testo originario inserito dall'operatore e conservato accanto all'elaborazione e puo essere reso nel riscontro, previa redazione dei dati riferibili a terzi. Nessuno di tali dati costituisce, di per se, decisione basata unicamente su trattamento automatizzato ai sensi dell'articolo 22 GDPR. Anche tali dati sono reperiti con ricerca manuale documentata, non essendo compresi nell'estrazione automatizzata.

7. Tracciamento interno della pratica DSAR

Ogni richiesta e registrata con codice univoco, timestamp di ricezione, stato procedurale, owner incaricato, scadenza normativa, azioni compiute, comunicazioni inviate, eventuali esportazioni prodotte e prova di consegna. Il registro DSAR costituisce presidio essenziale di accountability e viene sottoposto a controlli periodici di completezza, coerenza e rispetto degli SLA interni.

Le azioni di rettifica, cancellazione, limitazione o portabilita sono annotate con livello di dettaglio idoneo a dimostrare il perimetro del trattamento effettuato, senza introdurre ulteriore esposizione non necessaria di dati personali nel registro stesso.

8. Diritto di reclamo e tutela dell'interessato

Qualora l'interessato ritenga che il trattamento violi la normativa applicabile, puo proporre reclamo all'Autorita Garante per la protezione dei dati personali ai sensi dell'articolo 77 GDPR, ferma restando la possibilita di adire le competenti sedi giudiziarie ai sensi degli articoli 78 e 79 GDPR. Il Titolare invita comunque l'interessato a un confronto preliminare tramite i canali ufficiali, al fine di favorire risoluzione tempestiva e documentata della questione.

9. Aggiornamenti del documento

La presente pagina e soggetta a revisione periodica in funzione di evoluzioni normative, organizzative o tecnologiche. Ogni nuova versione riporta data di efficacia e riferimento temporale di aggiornamento, in coerenza con il modello di governance legale adottato dal Titolare.

La presente pagina non e soggetta al meccanismo di accettazione versionata previsto per l'Informativa Privacy, le Condizioni d'uso e la Policy AI Act: il suo aggiornamento non determina una nuova richiesta di presa visione agli utenti del portale, ma e pubblicato con indicazione della versione, della data di efficacia e della data di ultimo aggiornamento, ed e reso conoscibile attraverso i canali indicati alla sezione 2.

10. Struttura minima della risposta DSAR

La risposta del Titolare e redatta in forma intellegibile e deve indicare, in relazione al diritto esercitato, l'esito dell'istruttoria, i criteri utilizzati per la valutazione, le operazioni effettivamente eseguite, l'eventuale perimetro residuale non modificabile e i riferimenti normativi applicati in caso di limitazione. Qualora sia stato necessario differire o parzializzare il riscontro, la comunicazione specifica in modo trasparente le ragioni giuridiche e tecniche che lo giustificano.

Nel riscontro alle richieste di accesso il Titolare indica altresi, ai sensi dell'articolo 15, paragrafo 1, GDPR, le finalita del trattamento, le categorie di dati personali trattate, i destinatari o le categorie di destinatari ai quali i dati sono stati o saranno comunicati, il periodo di conservazione previsto o i criteri utilizzati per determinarlo, l'esistenza dei diritti di rettifica, cancellazione, limitazione e opposizione, il diritto di proporre reclamo all'Autorita di controllo, l'origine dei dati non raccolti presso l'interessato e l'eventuale esistenza di processi decisionali automatizzati con informazioni sulla logica utilizzata. Tali elementi non sono desumibili dalla sola estrazione tecnica dei record, che restituisce il contenuto dei documenti e i campi che hanno determinato la corrispondenza, e sono percio redatti a cura del Titolare con rinvio, ove pertinente, all'Informativa Privacy vigente.

Nelle richieste di accesso e portabilita, il rilascio dei dati avviene in formato strutturato e con misure idonee a prevenire divulgazioni indebite durante la trasmissione, fermo restando il principio di minimizzazione rispetto a dati di terzi o informazioni soggette a segreto legale o industriale.

11. Portabilita dei dati: limiti tecnici e giuridici

Il diritto alla portabilita si applica ai dati personali forniti dall'interessato trattati con mezzi automatizzati sulla base del consenso o di un contratto, nei limiti previsti dall'articolo 20 GDPR. Il Titolare valuta caso per caso il perimetro trasferibile, distinguendo tra dati originari dell'interessato, elaborazioni interne non direttamente portabili e dati che coinvolgono diritti di terzi.

Nei casi in cui il trasferimento diretto a un altro titolare non sia tecnicamente fattibile o possa compromettere sicurezza e integrita del sistema, i dati sono comunque messi a disposizione dell'interessato in formato idoneo, con motivazione esplicita sulle limitazioni applicate.

Per i dati trattati nel Password Manager (Passbolt), la pratica DSAR distingue tra contenuto dei segreti e metadati di piattaforma. L'istruttoria sui metadati riferibili all'interessato, quali informazioni di account, immagine del profilo sincronizzata dal portale, appartenenze a gruppi, stato dell'utenza e registrazioni di attivita, e condotta con procedura manuale documentata, non essendo tale piattaforma compresa nell'estrazione automatizzata di cui alla sezione 30, e previa verifica presso il gestore della piattaforma della effettiva reperibilita e del formato disponibile; il riscontro da conto degli eventuali limiti tecnici riscontrati e, ove tecnicamente applicabile, indirizza l'interessato alle funzioni di esportazione compatibili con il livello di autorizzazione e con la tutela dei diritti di terzi.

Qualora l'utente abbia caricato credenziali personali in Passbolt, e raccomandato richiedere esportazione o cancellazione prima della disattivazione dell'account, cosi da ridurre permanenza non necessaria dei dati. Se i dati risultano gia inclusi in backup tecnici cifrati, il Titolare applica cancellazione e limitazione nel sistema attivo e nei processi ordinari; le copie di backup restano gestite secondo retention tecnica, accesso strettamente autorizzato e uso esclusivo per continuita operativa, sicurezza e obblighi di legge.

12. Richieste ripetitive, abusive o manifestamente infondate

Quando le richieste risultano manifestamente infondate, strumentali o eccessivamente ripetitive rispetto alla medesima materia e in assenza di nuovi elementi rilevanti, il Titolare puo applicare le misure previste dall'articolo 12, paragrafo 5, GDPR, inclusa la richiesta di contributo spese ragionevole o il rifiuto motivato. Tale valutazione e sempre documentata e soggetta a controllo interno per evitare compressioni improprie dei diritti dell'interessato.

Anche nei casi di rifiuto, il Titolare fornisce comunicazione formale con indicazione dei rimedi disponibili, inclusa la facolta di reclamo all'Autorita competente o ricorso ai rimedi giurisdizionali previsti.

13. Richieste presentate da delegati o rappresentanti

Le istanze formulate da soggetti diversi dall'interessato sono ammissibili solo previa verifica di idoneo titolo rappresentativo, delega specifica o altro presupposto legale applicabile. Il Titolare puo richiedere documentazione integrativa strettamente necessaria a validare il mandato, riducendo al minimo i dati eccedenti e oscurando le informazioni non pertinenti.

In assenza di idonea prova dei poteri, la richiesta non puo essere evasa e viene sospesa o archiviata con comunicazione motivata, al fine di prevenire accessi impropri a informazioni personali.

14. Coordinamento DSAR con obblighi di conservazione e legal hold

L'esercizio dei diritti si coordina con eventuali obblighi legali di conservazione, esigenze probatorie, procedimenti in corso o legal hold formalmente attivati. In tali circostanze il Titolare valuta il bilanciamento tra diritto dell'interessato e dovere di conservazione, applicando, ove possibile, misure intermedie quali limitazione del trattamento, segregazione dei dati o riduzione dell'accessibilita operativa.

Le decisioni assunte in questo ambito sono tracciate con motivazione giuridica puntuale e durata prevista della misura, in modo da evitare permanenza indefinita di restrizioni non piu necessarie.

15. Presidi di qualita, audit interno e miglioramento procedurale

Il processo DSAR e soggetto a controlli periodici su tempi di risposta, completezza delle evidenze, accuratezza delle verifiche di identita, coerenza dei riscontri e allineamento con policy aggiornate. Eventuali non conformita generano azioni correttive con owner, scadenza e verifica di efficacia, secondo il modello di governance privacy del Titolare.

Tale presidio continuo mira a garantire non solo il rispetto formale della norma, ma anche un livello professionale elevato di tutela concreta dell'interessato e difendibilita dell'operato aziendale.

16. Gestione delle richieste multi-sistema e interoperabilita

Quando i dati dell'interessato sono distribuiti su piu sistemi integrati, il Titolare coordina la pratica DSAR con logica di interoperabilita controllata, garantendo coerenza tra estrazioni, rettifiche e cancellazioni effettuate sui diversi repository. Le operazioni vengono pianificate in sequenza verificabile per evitare disallineamenti, duplicazioni o omissioni nella risposta finale.

In caso di dipendenze tecniche con fornitori terzi, il Titolare attiva i canali contrattuali pertinenti e mantiene tracciamento dei tempi di riscontro, fermo restando il proprio obbligo primario verso l'interessato.

Quando la richiesta riguarda giustificativi importati da TeamSystem, la pratica DSAR include, mediante ricerca manuale documentata, il dataset sincronizzato nella scheda della persona e le evidenze tecniche dei run di importazione, non essendo tale dataset compreso nell'estrazione automatizzata di cui alla sezione 30, che interroga il solo documento anagrafico di primo livello e non le sue sottocollezioni. L'istruttoria e condotta con accesso profilato e minimizzazione, con particolare cautela per le causali che possono ricondurre a categorie particolari di dati ai sensi dell'articolo 9 GDPR. Le eventuali rettifiche sono propagate in modo controllato ai sistemi coinvolti secondo fattibilita tecnica, obblighi legali e catena di responsabilita documentata.

Per richieste su Wrike e timesheet nativi, l'istruttoria considera dati importati o inseriti nel portale, mapping, provenienza, stati di approvazione e anomalie pertinenti. Per storici di costo e ruolo, membership Google Workspace/Slack, questionari ESG e dati L.68/1999, la ricerca puo richiedere verifiche manuali presso piu archivi e funzioni autorizzate. L'interessato puo indicare periodo, progetto, sistema o rapporto interessato per agevolare la ricerca, ma la mancata indicazione non rende di per se inammissibile la richiesta.

Rientrano nel perimetro della richiesta, con ricerca manuale, anche i dati di rilevazione e riconciliazione delle presenze: casi e blocchi orari aperti dal monitoraggio automatico, esiti delle rivalutazioni e delle chiusure automatiche, segnalazioni annotate sulla scheda della persona e prospetti di sintesi estratti per finalita amministrative. Tali dati sono trattati in modo ricorrente e non sono oggetto di estrazione automatizzata; la relativa istruttoria e annotata nel fascicolo con indicazione degli archivi consultati e del periodo esaminato.

Rettifiche e cancellazioni non sono propagate automaticamente in ogni sistema: prima dell'esecuzione il Titolare verifica fonte, accuratezza, obblighi di conservazione, diritti di terzi e sistema autorevole nella fase operativa applicabile. Se l'intervento richiesto non puo essere eseguito integralmente, il riscontro indica le operazioni effettuate e le ragioni di eventuali limitazioni; ove appropriato sono applicate limitazione, annotazione o segregazione in attesa della chiusura dell'istruttoria.

Sugli archivi per i quali esiste una procedura automatizzata, la cancellazione e eseguita in forma di anonimizzazione irreversibile degli identificativi di contatto e dei campi collaterali che consentono il ricollegamento alla persona, con conservazione del record privo di riferimenti personali quando sussistono obblighi di conservazione, esigenze probatorie o diritti di terzi; l'operazione e tracciata con riferimento puntuale ai documenti interessati. Sugli archivi che costituiscono evidenza operativa, quali formazione, riunioni, partecipazione alle call e rendicontazione delle ore, non e prevista rettifica ne cancellazione automatizzata: ogni intervento e valutato caso per caso ed eseguito con procedura manuale auditata, ovvero sostituito da limitazione o annotazione quando la cancellazione non risulti ammissibile. Il riscontro indica sempre quale delle due forme e stata applicata.

La cancellazione eseguita sui sistemi attivi non raggiunge le copie di backup e i punti di ripristino temporale generati dall'infrastruttura, che restano gestiti secondo retention tecnica separata, accesso strettamente autorizzato e uso esclusivo per continuita operativa, sicurezza e obblighi di legge; qualora un dato oggetto di intervento venga reintrodotto per effetto di un ripristino, il Titolare riapplica l'operazione sui sistemi attivi.

In sede di esecuzione della cancellazione il Titolare verifica espressamente che l'intervento raggiunga anche gli aggregati e i profili cumulativi non soggetti a cancellazione programmata, i dataset introdotti successivamente all'ultima revisione del presente documento ed elencati alla sezione 31 e i contenuti conservati fuori dalla base dati applicativa, revocando ove necessario i riferimenti di accesso diretto ai file.

17. Qualita probatoria delle evidenze di risposta

Le prove di evasione della pratica DSAR includono, in forma strutturata, riferimento al diritto esercitato, perimetro dati trattato, data di esecuzione tecnica, canale di risposta e conferma di consegna ove disponibile. Il livello di dettaglio e calibrato per consentire audit e difesa in giudizio senza eccedere nella diffusione interna di dati personali ulteriori rispetto al necessario.

Le evidenze sono conservate in repository controllato con accesso profilato, retention coerente con policy di governance e possibilita di legal hold in caso di contestazione o procedimento formale.

Le evidenze sono conservate secondo durate predeterminate e configurate a sistema: tre anni per il fascicolo della richiesta, decorrenti dalla chiusura della pratica; dodici mesi per il registro tecnico delle operazioni eseguite; sei mesi per le copie di estrazione prodotte per l'accesso e la portabilita. La minore durata delle copie di estrazione risponde al principio di minimizzazione e non pregiudica la ricostruibilita della pratica, assicurata dal fascicolo e dal registro delle operazioni. La cancellazione programmata e sospesa in presenza di legal hold formalmente attivato.

18. Richieste concorrenti e conflitto di diritti

Nel caso in cui la richiesta DSAR incida su diritti di terzi, segreti aziendali o obblighi legali concorrenti, il Titolare applica un criterio di bilanciamento motivato, privilegiando la tutela sostanziale dell'interessato senza compromettere interessi legittimi prevalenti protetti dalla legge. Le porzioni non rilasciabili sono indicate con motivazione specifica e non generica.

Tale approccio e finalizzato a garantire risposta completa nei limiti legali, evitando sia dinieghi eccessivi sia divulgazioni improprie.

19. Escalation interna e presidio dei casi ad alta criticita

Le pratiche DSAR con impatto elevato, complessita tecnica significativa o potenziale rilevanza contenziosa sono soggette a escalation verso funzione legale/privacy e responsabili tecnici competenti, con verbale decisionale e approvazione formale del piano di gestione. L'escalation non sospende il dovere di rispettare le scadenze normative, ma ne supporta il corretto adempimento.

Il Titolare documenta tempi, decisioni e motivazioni dell'escalation per garantire piena auditability.

20. Clausola conclusiva e coordinamento documentale

La presente disciplina DSAR si coordina con Informativa Privacy, Cookie Policy, Condizioni d'uso e policy di Governance Privacy del portale. In caso di aggiornamento normativo o giurisprudenziale rilevante, il Titolare adegua tempestivamente procedure e documentazione, assicurando continuita di tutela per gli interessati e coerenza operativa nei processi interni.

Per richieste interpretative o approfondimenti procedurali e sempre disponibile il canale ufficiale privacy@justbit.it.

21. Criteri di completezza della richiesta e presa in carico

La presa in carico operativa della pratica presuppone disponibilita delle informazioni minime necessarie all'identificazione del richiedente e del perimetro del diritto esercitato. Qualora tali elementi risultino incompleti, il Titolare richiede integrazione mirata senza introdurre oneri sproporzionati, sospendendo i tempi nei limiti consentiti dalla legge fino al ricevimento degli elementi indispensabili.

Il processo e orientato a favorire esercizio effettivo del diritto, ma anche a prevenire errori istruttori che potrebbero determinare comunicazioni non corrette o lesive di diritti di terzi.

22. Tracciabilita delle comunicazioni e valore della prova di invio

Le comunicazioni DSAR sono gestite tramite canali idonei a garantire prova del contenuto e, ove possibile, della consegna. Il Titolare conserva metadati sufficienti a documentare cronologia del dialogo con l'interessato, richieste di integrazione, riscontri intermedi e risposta finale.

Tale presidio consente al Titolare di ricostruire e dimostrare in modo oggettivo lo stato e la correttezza procedurale della pratica, e all'interessato di ottenerne evidenza su richiesta. Il portale non mette a disposizione un canale di consultazione autonoma dello stato: gli aggiornamenti, le richieste di integrazione e il riscontro finale sono comunicati ai recapiti indicati nella richiesta.

23. Principio di buona fede procedurale

Il Titolare gestisce le richieste DSAR secondo criteri di lealta, trasparenza e collaborazione, richiedendo analoga buona fede nell'utilizzo degli strumenti da parte dei richiedenti e dei loro rappresentanti. Eventuali condotte abusive, simulatorie o finalizzate a uso improprio dei canali DSAR sono trattate nel rispetto della normativa, con adozione delle misure consentite a tutela dell'integrita del processo.

Resta in ogni caso garantito il nucleo essenziale dei diritti dell'interessato nei limiti di legge.

24. Prevenzione di accessi indebiti tramite richieste simulate

Per tutelare gli interessati da divulgazioni improprie, il Titolare adotta controlli anti-abuso e verifiche di coerenza della richiesta finalizzate a intercettare pratiche simulate, impersonificazioni o tentativi di accesso non autorizzato ai dati personali di terzi. Le verifiche sono calibrate in modo proporzionato e non devono trasformarsi in ostacolo ingiustificato all'esercizio dei diritti, ma in presidio necessario di sicurezza giuridica e tecnica del processo DSAR.

In presenza di indicatori di rischio elevato, il Titolare puo richiedere ulteriori elementi identificativi limitati al minimo indispensabile, documentando motivazioni e esito della verifica.

25. Esiti parziali, integrazioni progressive e chiarezza della risposta

Nei casi complessi il Titolare puo fornire riscontri progressivi o parziali, indicando con precisione quali segmenti di richiesta risultano gia evasi, quali richiedono approfondimenti ulteriori e quali dipendono da verifiche tecniche o giuridiche in corso. Tale approccio aumenta trasparenza e tracciabilita, riducendo il rischio di incomprensioni e garantendo una gestione ordinata delle tempistiche.

Ogni riscontro intermedio deve restare coerente con il quadro istruttorio disponibile e non pregiudicare l'accuratezza della risposta finale.

26. Salvaguardia della posizione del Titolare e prova di corretto adempimento

L'intero ciclo DSAR e organizzato per consentire dimostrazione oggettiva del corretto adempimento da parte del Titolare, inclusa prova di ricezione, verifica identita, istruttoria, decisioni motivate, esecuzione tecnica e comunicazione dell'esito. Tale impianto risponde sia a finalita di tutela dell'interessato sia alla legittima esigenza aziendale di difesa in sede ispettiva o contenziosa.

Le evidenze sono mantenute con criteri di minimizzazione e retention proporzionata, evitando conservazioni eccedenti ma preservando quanto necessario alla sicurezza giuridica del processo.

27. Gestione delle richieste seriali, reiterate o manifestamente infondate

Il Titolare valuta la natura e frequenza delle richieste per prevenire uso distorto dei canali DSAR e garantire equilibrio tra effettivita del diritto e sostenibilita operativa del processo. Nei casi consentiti dalla legge, richieste manifestamente infondate, eccessive o meramente reiterative possono essere rigettate o soggette a gestione differenziata con motivazione puntuale, conservando traccia della valutazione effettuata.

Tale presidio non limita l'esercizio legittimo dei diritti, ma ne tutela serieta, tracciabilita e correttezza procedurale nei confronti di tutti gli interessati. La presente sezione costituisce specificazione operativa della disciplina generale di cui alla sezione 12, la cui formulazione prevale in caso di divergenza interpretativa.

28. Presidio su rappresentanza e delega

Quando la richiesta e presentata da un delegato o rappresentante, il Titolare richiede verifica adeguata del titolo rappresentativo, limitando l'accesso alle sole informazioni coerenti con l'ambito della delega conferita. In assenza di elementi sufficienti sulla legittimazione, la pratica puo essere sospesa fino a integrazione documentale, con comunicazione motivata al richiedente.

La verifica della delega costituisce presidio essenziale per prevenire divulgazioni indebite e tutelare i diritti dell'interessato effettivo. La presente sezione costituisce specificazione operativa della disciplina generale di cui alla sezione 13, la cui formulazione prevale in caso di divergenza interpretativa.

29. Chiusura formale della pratica e opponibilita della risposta

Al termine dell'istruttoria il Titolare emette riscontro finale con indicazione dello stato della pratica, dell'esito e dei riferimenti essenziali alla base della decisione. La chiusura formalizzata, accompagnata da evidenze di processo, costituisce elemento opponibile per dimostrare correttezza dell'adempimento e tempestivita della gestione, salvo eventuali ulteriori diritti dell'interessato previsti dalla legge.

Le contestazioni successive sono trattate in continuita con il fascicolo originario, garantendo coerenza documentale e completa ricostruibilita del percorso decisionale.

30. Perimetro dell'estrazione automatizzata e suoi limiti tecnici

Per le richieste di accesso e di portabilita il Titolare utilizza una funzione di estrazione automatizzata che opera su un perimetro definito e verificabile di archivi del portale, e precisamente: anagrafica del personale; registri di compliance, incluso il questionario di qualifica ESG dei fornitori; registro dei consensi cookie; formazione Academy, nelle sole componenti di avanzamento dei corsi, inviti e certificati; eventi di calendario e riunioni; partecipazione alle call, limitatamente ai casi in cui l'interessato risulti organizzatore; rendicontazione delle ore e relative approvazioni. Su richiesta motivata l'estrazione puo includere i dati dell'utenza di autenticazione. Ogni altro archivio, anche quando contiene dati personali riferibili all'interessato, e trattato con ricerca manuale documentata secondo quanto previsto alla sezione 31.

L'estrazione automatizzata opera per corrispondenza esatta sugli indirizzi di posta elettronica associati ai record, non riconosce varianti, alias o indirizzi secondari non espressamente interrogati e, sull'anagrafica del personale, raggiunge il solo documento di primo livello e non le sue sottocollezioni. Essa e inoltre soggetta a limiti predeterminati e configurati a sistema di risultati per campo di ricerca e di documenti estratti per singolo archivio, il cui superamento e segnalato dalla funzione stessa: quando tali limiti intervengono, la circostanza e annotata nel fascicolo e il perimetro residuo e completato con ricerca manuale documentata. L'estrazione automatizzata non costituisce, di per se, il perimetro integrale del trattamento e il riscontro non e presentato all'interessato come completo sulla sola base di essa.

L'estrazione restituisce il contenuto dei documenti reperiti e l'indicazione dei campi che hanno determinato la corrispondenza, ma non le finalita, i destinatari, i termini di conservazione e l'origine dei dati: tali elementi sono redatti a cura del Titolare secondo quanto previsto alla sezione 10. Sul solo perimetro dell'anagrafica del personale, dei registri di compliance e del registro dei consensi cookie sono disponibili anche procedure automatizzate di rettifica e di cancellazione, nelle forme e con i limiti descritti alla sezione 16; sugli archivi che costituiscono evidenza operativa non esiste alcuna procedura automatizzata di rettifica o cancellazione.

31. Dataset soggetti a ricerca manuale documentata

Tutto cio che non rientra nel perimetro descritto alla sezione 30 e istruito con ricerca manuale, condotta da personale autorizzato con annotazione nel fascicolo degli identificativi utilizzati, degli archivi consultati, delle ricerche effettuate, dell'esito e del secondo controllo. La ricerca manuale non e una modalita residuale o eccezionale: e la modalita ordinaria per una parte rilevante degli archivi del portale e i suoi tempi sono considerati nella pianificazione del riscontro.

Sono in particolare soggetti a ricerca manuale: curriculum, candidature, annotazioni di colloquio e di valutazione, allegati e immagini estratte dai documenti di candidatura; note e valutazioni interne sul personale, comprese le elaborazioni prodotte con analisi assistita da AI; le sottocollezioni della scheda personale, quali giustificativi importati dal gestionale paghe, storici di costo e di ruolo, dati relativi al collocamento mirato ai sensi della L. 68/1999 e segnalazioni; rilevazioni, casi, rivalutazioni ed estrazioni relativi alle presenze; presenze registrate alle sessioni formative in diretta, che sono conservate come record immutabile per persona e non rientrano fra le componenti Academy estratte in modo automatizzato; inventario delle dotazioni aziendali e storico delle assegnazioni nominative; contatori individuali d'uso degli strumenti assistiti da AI; dati generati dalle funzionalita ricreative interne; evidenze tecniche dei processi di sincronizzazione dell'anagrafica contenenti recapiti personali e telefonici; segnalazioni e richieste ricevute tramite moduli pubblici diversi dal modulo DSAR; registri di audit degli accessi applicativi; registrazioni di presa visione dei documenti legali; archivi degli audit di accessibilita e acquisizioni di schermate ad essi collegate; dati residenti presso responsabili esterni, incluso il gestore delle credenziali di cui alla sezione 11.

Con riferimento alle funzionalita ricreative interne, che sono piu di una e presentano presidi tra loro diversi, si precisa quanto segue. La gara di digitazione conserva per ciascun partecipante aggregati di periodo e un profilo cumulativo che il processo di cancellazione programmata non rimuove, ed e assistita da un'informativa specifica e da una manifestazione di volonta revocabile dell'utente in ordine alla comparsa nelle classifiche. Il gioco accessibile dalla pagina di accesso registra invece il punteggio massimo complessivo e mensile, il nominativo e l'indirizzo di posta elettronica del giocatore in una classifica consultabile da qualunque utente autenticato del portale, e non e attualmente assistito ne da un termine di conservazione ne da una distinta manifestazione di volonta dell'interessato. L'adozione di un termine di conservazione per i dati generati da tali funzionalita e rimessa a determinazione del Titolare non ancora assunta; nelle more, le richieste che li riguardano sono evase con ricerca manuale e l'eventuale cancellazione e eseguita puntualmente sui singoli archivi.

Il presente elenco riflette lo stato dei sistemi alla data di efficacia del documento, e ricostruito sulla base delle verifiche condotte sul codice applicativo e dei verbali di riallineamento disponibili, ed e riesaminato a ogni introduzione di nuovi trattamenti o archivi. L'inserimento di uno o piu dei dataset sopra indicati fra gli scope dell'estrazione automatizzata, tecnicamente possibile per quelli identificati da indirizzo di posta elettronica o da identificativo di utenza, e valutato dal Titolare con priorita e non risulta a oggi deliberato.